Die konkrete Umsetzung der Grundsätze im Bereich der einzelnen Abläufe (Prozesse) innerhalb einer Organisation werden in entsprechenden Verfahrensanweisungen dokumentiert. Hierin sollen Abläufe oder Bearbeitungsprozesse nicht im Detail geregelt werden, sondern nur soweit, wie es die in der QM-Politik gesetzten Maßstäbe erfordern. Eine Verfahrensanweisung soll eine Anleitung zur Planung und Abwicklung der Vorgehensweisen in den konkreten Projekten (Prozessen) enthalten. Auf diese Weise wird eine Überreglementierung vermieden, die ein zu starres System erzeugt und dem einzelnen Bearbeiter die Kompetenz abspricht. Es muss eine problemangepasste Bearbeitung stattfinden können, die ausreichend Raum für eigene Entscheidungen durch den Bearbeiter zulässt.

Die unterste Ebene der Systemdokumentation stellen die Arbeitsmethoden dar, die für die Ausführung der Arbeiten zur Verfügung stehen. Dies entspricht z.B. im Bereich von Laboratorien die Methodensammlung der einsetzbaren Analysenmethoden. Für ein konkretes Projekt wird durch den Verantwortlichen die geeignete Arbeitsmethode (z.B. Analysemethode) ausgewählt, die der projektspezifischen Aufgabenstellung genügt.

In Bezug auf den Bereich der Altlastenbearbeitung besteht im Regelfall ein Altlastenprojekt aus einer Abfolge von Arbeitsschritten. Die hiermit verbundenen Tätigkeiten befassen sich mit der Erhebung von Daten in der Umwelt. Alle Tätigkeiten folgen dem Grundschema aus Planung, Ausführung, Bewertung und Ergebnisdokumentation. Ein erster Schritt zur Entwicklung des komplexen Qualitätsmanagementsystems "Altlastenbearbeitung" kann daher beispielhaft ein prozessorientierter Verfahrensablauf sein, der eine konkrete "technische" Aufgabenstellung hat und parallel auch Entwicklungsmöglichkeiten für übergeordnete Regelungen des QM (z.B. Qualitätspolitik, Struktur eines QMS) beinhaltet. Auf der Basis der Erfahrungen in der BMBF - U.S. EPA Zusammenarbeit in Phase I wurde der Prozess "Technische Erprobung von Sanierungsverfahren" mit der damit verbundenen Datenerhebungen skizziert (Steffens et al., 1998). Der Ablauf einer entsprechenden Verfahrensanweisung ist nachfolgend dargestellt.